Hiểu rõ khi nào nên dùng KPI và khi nào nên dùng OKR là yếu tố quyết định để đội ngũ công nghệ vận hành hiệu quả. Trong môi trường thay đổi nhanh, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc sai lầm khi chỉ chọn một mô hình duy nhất – KPI hoặc OKR – mà không nhận ra rằng hai công cụ này được thiết kế để bổ trợ lẫn nhau, không thay thế nhau.

Theo Deloitte (2024), các công ty kết hợp hài hòa OKR và KPI đạt mức tăng trưởng năng suất cao hơn 28% so với nhóm chỉ sử dụng một mô hình duy nhất. Vấn đề không nằm ở việc chọn KPI hay OKR, mà ở khả năng cân bằng hai công cụ này theo đặc thù của từng bộ phận kỹ thuật, giai đoạn phát triển và chiến lược của doanh nghiệp.

1. OKR và KPI – Hai công cụ khác mục đích, cùng giá trị

Trước khi phân định thời điểm sử dụng, lãnh đạo cần hiểu rõ bản chất của hai hệ thống:

• KPI là thước đo hiệu suất ổn định, phản ánh hiệu quả hoạt động hàng ngày. Nó giúp doanh nghiệp biết mình đang vận hành “tốt đến đâu”.

• OKR là kim chỉ nam định hướng chiến lược, tập trung vào sự thay đổi và tăng trưởng. Nó giúp tổ chức trả lời câu hỏi “chúng ta đang đi đúng hướng không”.

“KPI đo lường sự ổn định. OKR đo lường sự phát triển.” – Harvard Business Review (HBR, 2023)

Ví dụ, một nhóm DevOps có thể dùng KPI để đo uptime hệ thống (99,9%), nhưng đặt OKR để “giảm downtime xuống dưới 10 phút mỗi quý”. Hai công cụ này kết hợp tạo nên bức tranh hiệu suất toàn diện.

Xem thêm: OKR vs KPI: Làm thế nào để cân bằng trong đội ngũ công nghệ?  

2. Khi nào nên dùng KPI?

KPI phù hợp trong các trường hợp mà sự ổn định và khả năng kiểm soát là ưu tiên hàng đầu.
Các nhóm kỹ thuật vận hành (operation, support, QA, maintenance) là ví dụ điển hình.

• Công việc mang tính lặp lại và định lượng rõ ràng. Ví dụ: tốc độ xử lý ticket, tỉ lệ lỗi, thời gian phản hồi khách hàng.

• Mục tiêu gắn với tiêu chuẩn dịch vụ. KPI đảm bảo mọi chỉ số đáp ứng yêu cầu SLA (Service Level Agreement).

• Phù hợp với giai đoạn ổn định của tổ chức. Khi doanh nghiệp cần duy trì chất lượng vận hành, KPI là công cụ lý tưởng để đảm bảo tính nhất quán.

Theo PwC (2023), hơn 80% doanh nghiệp công nghệ sử dụng KPI để duy trì hiệu suất ở các bộ phận vận hành và chăm sóc khách hàng. KPI là “xương sống” của vận hành – giúp đo lường, báo cáo và tối ưu liên tục.

3. Khi nào nên dùng OKR?

OKR phát huy tối đa hiệu quả trong giai đoạn đổi mới, tái cấu trúc hoặc mở rộng sản phẩm.
Đây là công cụ thúc đẩy sáng tạo, truyền động lực và tạo sự đồng bộ giữa chiến lược – đội ngũ – hành động.

• Khi doanh nghiệp cần hướng đến mục tiêu đột phá. Ví dụ: “Tăng lượng người dùng hoạt động hàng tháng lên 50% trong 3 tháng.”

• Khi cần khuyến khích sáng tạo và thử nghiệm. OKR cho phép nhân viên chủ động đề xuất giải pháp, không bị giới hạn bởi quy trình cũ.

• Khi muốn tăng tính minh bạch và kết nối giữa các phòng ban. OKR liên kết mục tiêu của công ty, bộ phận và cá nhân theo mô hình top-down – bottom-up.

Một ví dụ điển hình là Google: đội ngũ kỹ sư không được đánh giá bằng KPI, mà dựa trên việc họ đóng góp vào OKR cấp tổ chức – giúp công ty duy trì tinh thần đổi mới liên tục suốt hơn 20 năm.

Xem thêm: 5 Sai Lầm Phổ Biến Khi Áp Dụng OKR Vào Nhóm Kỹ Thuật

4. Cách phối hợp KPI và OKR trong đội ngũ công nghệ

Cân bằng hai hệ thống này giống như điều chỉnh tốc độ và hướng lái cho một cỗ máy phức tạp. Khi triển khai đúng, KPI đảm bảo tổ chức vận hành trơn tru, còn OKR giúp nó phát triển đúng hướng.

4.1. Dùng KPI để duy trì – OKR để cải tiến
Ví dụ: KPI theo dõi tỷ lệ uptime hệ thống (duy trì >99,9%), trong khi OKR đặt mục tiêu “rút ngắn thời gian phục hồi sự cố từ 1 giờ xuống 15 phút”.

4.2. Kết nối dữ liệu KPI vào OKR
Khi KPI giảm sút, đó là tín hiệu để điều chỉnh OKR hoặc đặt mục tiêu cải tiến.
Theo McKinsey (2023), các tổ chức liên kết dữ liệu KPI vào OKR có khả năng cải thiện hiệu suất tổng thể cao hơn 25%.

4.3. Tạo bảng mục tiêu hai lớp

• Lớp 1: KPI vận hành (daily metrics).

• Lớp 2: OKR chiến lược (quarterly goals).
  Cách này giúp đội ngũ không bị lẫn lộn giữa việc “đo hiệu suất” và “đạt kết quả đột phá”.

5. Những dấu hiệu cho thấy bạn đang dùng sai KPI hoặc OKR

Một hệ thống đo lường thất bại thường bắt đầu từ các tín hiệu nhỏ:

• Mục tiêu không rõ hướng đi: Nhân sự đạt KPI nhưng không thấy tác động chiến lược.

• Thiếu sự kết nối: Các nhóm đặt OKR riêng lẻ, không liên quan đến mục tiêu công ty.

• Đánh giá quá thường xuyên hoặc quá muộn: KPI bị theo dõi hằng ngày, OKR bị bỏ quên suốt quý.

• Không phản hồi hoặc chia sẻ kết quả: Khi dữ liệu KPI chỉ nằm trong báo cáo, còn OKR không được thảo luận, toàn bộ hệ thống mất ý nghĩa.

Cách khắc phục:

• Thực hiện review OKR & KPI song song hàng tháng, giúp điều chỉnh hướng đi sớm.

• Thiết lập dashboard hiển thị cả KPI và OKR theo thời gian thực – minh bạch với toàn đội ngũ.

6. Case study: Startup Việt Nam áp dụng KPI & OKR song hành

Một startup Fintech tại TP.HCM từng gặp khủng hoảng khi chỉ sử dụng KPI. Nhân viên chạy theo chỉ số ngắn hạn như “số lượng giao dịch/ngày”, bỏ quên trải nghiệm người dùng. Khi chuyển sang kết hợp KPI + OKR, công ty đạt các kết quả:

• Giảm 22% tỷ lệ churn rate trong 6 tháng.

• Nâng mức độ hài lòng khách hàng từ 76% lên 89%.

• Đạt tốc độ ra mắt sản phẩm mới nhanh hơn 1,5 lần.

Ở chiều ngược lại, một doanh nghiệp outsourcing lại thất bại khi áp dụng OKR mà không duy trì KPI cơ bản. Họ tập trung vào “mục tiêu sáng tạo” nhưng không kiểm soát chi phí và chất lượng đầu ra, dẫn đến giảm lợi nhuận 15%.

Điểm khác biệt không nằm ở công cụ – mà ở cách doanh nghiệp hiểu và dùng đúng vào đúng thời điểm.

Từ đo lường đến dẫn dắt tăng trưởng

Trong thế giới công nghệ, hiệu suất không chỉ được đo bằng con số, mà bằng khả năng chuyển hóa dữ liệu thành hành động chiến lược. KPI giúp bạn duy trì, OKR giúp bạn phát triển.
Doanh nghiệp biết cách kết hợp hai công cụ này sẽ không chỉ tối ưu vận hành, mà còn tạo ra văn hóa đổi mới bền vững.

Nếu bạn đang tìm giải pháp giúp tổ chức thiết kế hệ thống KPI – OKR phù hợp với đội ngũ kỹ thuật và chiến lược tăng trưởng, hãy để HR1TECH đồng hành.