Một cuộc khảo sát gần đây từ Deloitte được thực hiện trên 1.000 nhân viên trong các công ty vận hành ở Trung Quốc cho thấy rằng, cơn đại dịch có những tác động bất lợi đối với lượng tiêu thụ và dòng tiền, cũng như khả năng phục vụ đối tác / khách hàng và quản lý doanh nghiệp. Những rủi ro nghiêm trọng khác bao gồm đảm bảo an toàn của nhân viên sau khi họ đi du lịch hoặc đi công tác về, những khó khăn liên quan đến nguồn cung cấp nguyên vật liệu thô, và thiếu công cụ để hỗ trợ làm việc từ xa.

Các nhà điều hành doanh nghiệp cũng nhận định rằng, COVID-19 đang gây ra nhiều tác động đến với hiệu suất làm việc của tổ chức: 46% người tham gia khảo sát dự tính rằng hiệu suất làm việc mục tiêu của năm 2020 sẽ bị giảm sút. Vì thế, câu hỏi đặt ra lúc này là: Những phương pháp nào được cho là mang tính quan trọng và phù hợp nhất? Dựa vào nghiên cứu của Deloitte được thực hiện trong tình huống tương tự ở quá khứ (cụ thể, là vào cơn đại dịch SARS), sau đây là một vài phương pháp được đúc kết từ những kết quả trên:

Công ty

Các công ty nên cân nhắc thành lập một nhóm chuyên môn đa chức năng (một bộ phận ứng phó nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục). Nhóm làm việc đa chức năng có thể điều phối hoạt động của các đơn vị kinh doanh khác nhau, giám sát và cung cấp thông tin cần thiết cho bộ phận quản lý cấp cao, nhằm truyền đạt rõ hơn đến với nhân viên, khách hàng và đối tác.

Đây là lúc cao điểm để phân tích những vai trò quan trọng và vị trí trọng điểm, đồng thời xác định một đội ngũ kế thừa tạm thời trong các trường hợp bất khả kháng. Các nhà lãnh đạo cấp cao thường vắng mặt để đi công tác, mà nhiều nguy cơ cao trong thời điểm hiện tại rằng nhân viên có thể sẽ không có mặt ở công ty vì đang cách ly hay sức khỏe bị ảnh hưởng. Các công ty nên phát triển một quy trình nhằm giúp đưa ra những quyết định quản trị thấu đáo cho những tình huống và viễn cảnh khác nhau.

Hãy tìm ra cách mà công ty có thể đảm bảo sự an toàn của nhân viên phải làm việc tại chỗ, và nhân viên không thể làm việc từ xa được (ví dụ như trợ lý cửa hàng, nhân viên thu ngân, tài xế,…). Nhiều công ty đang xem xét những chính sách nhằm đảm bảo vệ sinh tại nơi làm việc, hay cung cấp chất khử trùng chẳng hạn.

Hãy sắp xếp ưu tiên những dự án quan trọng của công ty: tập trung sức lực của nhóm vào những nhiệm vụ mang tính thiết yếu và then chốt nhất, và linh hoạt đối với những công việc ít sự ưu tiên hơn.

Lực lượng nhân sự

Đảm bảo giao tiếp hiệu quả với nhân viên. Cách các nhà lãnh đạo vận hành công ty trong những giai đoạn khó khăn sẽ tạo thành một dấu ấn khó phai trong nội bộ tổ chức và nhân sự. Vì thế, tương tác và giao tiếp hiệu quả, đồng nhất với nhân viên góp phần tăng cường sự vững mạnh của công ty; đồng thời cải thiện văn hóa của doanh nghiệp. Nhớ rằng hãy luôn lo nghĩ đến tương lai. Nếu có sự đổ vỡ, thì cũng sẽ có sự phục hồi mà thôi.

Hãy cân nhắc việc lựa chọn những phương thức làm việc từ xa và mang tính linh hoạt (82% người khảo sát nhấn mạnh tầm quan trọng của phương thức này). Cách ly trường học, cách ly sau khi đi công tác về – tất cả những việc này có thể tăng thêm áp lực, hay gia tăng gánh nặng cho nhân viên của bạn. Bạn cần phải phản hồi trước nhu cầu của nhân viên trong công ty. Chuẩn bị sẵn sàng cho những trường hợp vắng mặt. Đồng thời chuẩn bị những phương án kế nhiệm tạm thời cho những vị trí điều hành quan trọng và chủ chốt trong công ty của bạn.

Chia sẻ và cập nhật những thông tin có liên quan đến triệu chứng của COVID-19, cũng như các phương pháp phòng tránh dịch bệnh cho nhân viên cùng biết. Chỉ nên dùng những nguồn thông tin đáng tin cậy, ví dụ như World Health Organization (Tổ chức Sức khỏe Thế giới). Bạn có thể tạo số điện thoại đường dây nóng, hoặc tổ chức các buổi hội nghị chuyên đề từ xa với các chuyên gia y tế nhằm giải đáp thắc mắc cho nhân viên của mình.

Cân nhắc ủng hộ về mặt tâm lý cũng như tài chính cho nhân viên của bạn, chẳng hạn như trợ giúp cho những tình huống khẩn cấp, các gói bảo hiểm bổ sung, và chi trả lương như bình thường.

Chú trọng vào việc xây dựng một môi trường làm việc an toàn: cung cấp đủ các y thiết bị và nguồn tiếp tế (ví dụ như nhiệt kế, hay các sản phẩm khử trùng), nhân viên tự quan sát và theo dõi tình hình sức khỏe của mình, và cả xịt khử trùng nơi làm việc nữa.

Nhiều doanh nghiệp nước ngoài đã xem xét thực hiện các chính sách cho nhân viên nghỉ phép. Cụ thể là, họ cho phép nhân viên nghỉ làm tạm thời do ốm đau mà không cần phải có giấy khám bệnh từ bác sĩ.

Truyền đạt rõ ràng các quy định cho nhân viên đang có nguy cơ (những người đi du lịch nước ngoài vì lí do cá nhân, hoặc đi công tác). Bao gồm yêu cầu tự cách ly 14 ngày, và hoãn các cuộc họp với khách hàng và với đồng nghiệp.

Nơi làm việc

Các công ty cần đảm bảo môi trường lao động an toàn bằng cách dọn dẹp sạch sẽ và xịt khử trùng nơi làm việc. Trong trường hợp có nhân viên bị nghi nhiễm bởi COVID-19, cần có một quy trình rõ ràng thực hiện ngay tại chỗ nhằm đưa nhân viên đó ra khỏi nơi làm việc, và có các biện pháp xử lý tình huống chặt chẽ cũng như phù hợp hơn.

Hãy cập nhật thông tin các buổi họp và lịch trình di chuyển của bạn. Đối với những công ty tổ chức có nhu cầu di chuyển nhiều, đặc biệt là đến các địa điểm ở nước ngoài; thì việc cân nhắc kỹ cho các chuyến đi trong thời kỳ đại dịch là một điều vô cùng cần thiết – vì việc di chuyển giữa các nơi chính là mối hiểm họa để cơn dịch bệnh lan rộng và truyền nhiễm hơn. Các công ty cũng nên chủ động theo dõi những thông tin hướng dẫn du lịch mới nhất từ chính phủ, xem xét các chính sách nghỉ dưỡng, và chuẩn bị kỹ lưỡng nhằm theo dõi lịch trình cũng như phương thức liên lạc với nhân viên có lịch sử đi du lịch. Ngoài ra, bạn cần cân nhắc tới khả năng nhân viên không thể trở về được quê nhà của mình do bị ảnh hưởng bởi các chính sách hạn chế di chuyển của chính phủ trên khắp thế giới, và việc bạn giới hạn các chuyến đi công tác nước ngoài của cá nhân mình.

Hãy chắc rằng các chính sách sử dụng mạng xã hội của công ty được định hình một cách hợp lý trong giai đoạn khủng hoảng này – bao gồm cung cấp các chỉ dẫn rõ ràng về cách mà nhân viên có thể bàn về công việc, về tác động của COVID-19 đối với sự vận hành của tổ chức, và về sức khỏe cũng như sự an toàn của bộ phận nhân lực. Hãy cung cấp một kênh giao tiếp nội bộ nhằm giúp nhân viên báo cáo về những gì mà họ đang được chứng kiến và đang được cảm nhận về công ty, nhằm chắc rằng mọi phương thức giao tiếp lúc này đều được diễn ra một cách trực tiếp thông qua mạng xã hội. Cùng lúc đó, một chương trình theo dõi mạng xã hội cũng nên được tiến hành nhằm nhận biết các vấn đề phát sinh gây ảnh hưởng đến khách hàng, thị trường và cả các khu vực sản xuất của bạn.

Cân nhắc xem xét các nguồn thông tin khi thông báo đến với nhân viên tại nơi làm việc. Sự sai lệch thông tin trên các trang mạng xã hội có thể gây ra nhiều bất lợi cho doanh nghiệp khi đối phó với với sự bùng nổ của cơn dịch bệnh. Nhà lãnh đạo nên là tấm gương để truyền đạt các thông tin sao cho chính xác, đúng thời điểm, và phù hợp nhất đến với nhân sự của mình. Hãy cân nhắc việc tạo ra một kênh tin tức dành riêng cho nơi làm việc của bạn dựa vào những nguồn thật sự đáng tin cậy và hữu ích.

Hoạch định cho những chiến lược nguồn nhân lực

Làm việc trong những tình huống khó khăn nhất (ví dụ như trong trường hợp văn phòng phải đóng cửa, hay dây chuyền sản xuất bị ngưng lại) và công tác chuẩn bị trước những phương thức giao tiếp với nhân sự của mình. Nhiệm vụ của bạn đó là phản hồi mang tính xây dựng cho nhân viên; chứ không phải là gây ra sự hỗn loạn khi đối thoại, hoặc là chẳng truyền thông giao tiếp gì cả.

Cân nhắc với tình huống rằng sẽ có một sự sụt giảm số lượng nhân sự tạm thời (ví dụ như công ty thông báo về việc nghỉ phép không lương, giống như trường hợp ở nhân công ở Ukraina vào giai đoạn các năm 2008-2009 vậy). Tuy nhiên, bạn nên thật sự cẩn trọng khi đưa ra quyết định cắt giảm nhân sự. Khủng hoảng rồi cũng sẽ qua, nhưng những quyết định hay hành vi cử chỉ thiếu sáng suốt của nhà lãnh đạo trong giai đoạn này sẽ để lại nhiều ảnh hưởng tiêu cực với doanh nghiệp về sau đấy.

Mặc dù có rất nhiều nguy cơ và rủi ro, nhưng hãy nhớ rằng chúng ta đã từng đối mặt với những tình huống khủng hoảng tương tự trong quá khứ. Đầu tiên, đây chính là một thử thách cho văn hóa doanh nghiệp cũng như các phương pháp quản trị của tổ chức. Nếu bạn tin rằng con người chính là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp; thì bạn phải thật sự biết cách truyền đạt giao tiếp, lên kế hoạch, và kiên định. Hãy có mặt, lên tiếng vì nhân viên, và hết lòng ủng hộ họ.

Vì cuối cùng, chúng ta cũng chỉ là con người. Mỗi người trong chúng ta đều đang bị ảnh hưởng bởi COVID-19, bây giờ chính là lúc để các nhà lãnh đạo dẫn dắt, định hướng và đảm bảo an toàn cũng như phúc lợi cho bộ máy nhân sự của công ty mình.