Thiết kế lại quy trình làm việc với AI đang trở thành bước chuyển hóa quan trọng trong kỷ nguyên trí tuệ nhân tạo. Sự bùng nổ của AI đã mang lại những công cụ mạnh mẽ, từ các mô hình ngôn ngữ lớn (LLMs) đến các AI Agents tự chủ. Tuy nhiên, việc mua sắm và triển khai công nghệ chỉ là bước khởi đầu. Thách thức thực sự nằm ở việc tích hợp AI vào “mạch máu” của tổ chức: chính là quy trình làm việc.

Theo báo cáo The State of AI in 2025 của McKinsey, thiết kế lại quy trình với AI được xem là yếu tố thành công cốt lõi. Đáng chú ý, một nửa số tổ chức đạt hiệu suất AI cao (AI High Performers) có ý định sử dụng AI để chuyển đổi toàn bộ doanh nghiệp, và phần lớn trong số họ đã chủ động thực hiện việc tái thiết quy trình làm việc dựa trên AI.

Việc cố gắng “nhét” công nghệ AI mới vào những quy trình cũ kỹ chẳng khác nào lắp động cơ phản lực vào một chiếc xe ngựa: mạnh thì mạnh, nhưng không thể phát huy giá trị. Bài viết này sẽ phân tích vì sao việc thiết kế lại quy trình làm việc với AI là chìa khóa để tối ưu hóa lợi ích từ AI, và cách các tổ chức dẫn đầu đang triển khai điều này để tối đa hóa giá trị và tốc độ tăng trưởng.

1. Tại Sao Quy Trình Cũ Không Tương Thích Với AI?

Các quy trình làm việc truyền thống được thiết kế dựa trên các giả định về khả năng và giới hạn của con người. AI phá vỡ những giả định này.

Giới Hạn Của Tự Động Hóa Cục Bộ

Nhiều doanh nghiệp bắt đầu bằng cách tự động hóa các bước nhỏ, rời rạc trong một quy trình.

• Ví dụ: Tự động hóa việc tạo bản nháp email marketing.
• Hạn chế: Mặc dù tiết kiệm thời gian, nhưng nếu các bước trước và sau vẫn chậm chạp và thủ công, toàn bộ quy trình vẫn bị tắc nghẽn. Điều này giải thích tại sao nhiều công ty vẫn mắc kẹt ở giai đoạn thử nghiệm và không thể mở rộng quy mô AI.

Xem ngay: Làm Sao Để Triển Khai AI Trong Doanh Nghiệp Vượt Giai Đoạn Thí Điểm?

AI Đòi Hỏi Sự Thay Đổi Căn Bản

AI, đặc biệt là AI Agents, có khả năng thực hiện các tác vụ phức tạp, đa bước một cách tự chủ. Để tận dụng tối đa khả năng này, quy trình cần được thiết kế lại từ đầu.

• Tư duy lấy AI làm trung tâm: Thay vì hỏi "AI có thể giúp tôi làm gì trong quy trình hiện tại?", câu hỏi phải là "Nếu AI có thể làm X, Y, Z, thì quy trình tối ưu nhất nên trông như thế nào?".
• Loại bỏ các bước không cần thiết: Nhiều bước trong quy trình cũ chỉ tồn tại để bù đắp cho giới hạn của con người (ví dụ: bước kiểm tra chéo thủ công, bước phê duyệt nhiều cấp). AI có thể loại bỏ hoặc rút ngắn đáng kể các bước này.

2. Ba Lĩnh Vực Trọng Tâm Của Việc Thiết Kế Lại Quy Trình

Việc thiết kế lại quy trình làm việc với AI tập trung vào ba lĩnh vực chính để tạo ra một mô hình vận hành mới, hiệu quả và linh hoạt hơn.

Tái Định Nghĩa Vai Trò và Trách Nhiệm

AI không thay thế con người, mà thay đổi công việc của con người.

• Chuyển từ thực thi sang giám sát: Nhân viên chuyển từ việc thực hiện các tác vụ lặp lại sang việc giám sát, tinh chỉnh và quản lý các tác nhân AI.
• Tập trung vào giá trị cao: Nhân viên được giải phóng để tập trung vào các hoạt động đòi hỏi sự sáng tạo, ra quyết định chiến lược và tương tác phức tạp với khách hàng.

Tích Hợp Dọc và Ngang

Quy trình mới phải đảm bảo sự liền mạch giữa các chức năng và các cấp độ trong tổ chức.

• Tích hợp dọc: Đảm bảo rằng dữ liệu và kết quả từ AI ở cấp độ vận hành được chuyển thẳng lên cấp độ chiến lược để hỗ trợ ra quyết định. Điều này giúp cải thiện tác động của AI đến EBIT bằng cách liên kết hoạt động hàng ngày với kết quả tài chính.
• Tích hợp ngang: Xóa bỏ các rào cản giữa các phòng ban. Ví dụ, quy trình phát triển sản phẩm mới phải tích hợp liền mạch dữ liệu từ marketing (AI phân tích nhu cầu) và kỹ thuật (AI Agents tự động hóa mã hóa).

Xây Dựng Vòng Lặp Phản Hồi Liên Tục

Quy trình làm việc mới phải được thiết kế để học hỏi và tự cải thiện.

• AI giám sát AI: Sử dụng AI để giám sát hiệu suất của các mô hình AI khác và các AI Agents, tự động phát hiện lỗi và đề xuất tinh chỉnh.
• Văn hóa thử nghiệm nhanh: Quy trình phải cho phép các nhóm chức năng nhanh chóng thử nghiệm các trường hợp sử dụng AI mới và mở rộng quy mô những trường hợp thành công.

3. Chiến Lược Thực Hiện Thiết Kế Lại Quy Trình Làm Việc Với AI

Việc thiết kế lại quy trình làm việc với AI là một dự án chuyển đổi lớn, đòi hỏi sự quản lý thay đổi cẩn thận.

Bắt Đầu Với "Quy Trình Sống Còn"

Xác định các quy trình có tác động lớn nhất đến giá trị kinh doanh (ví dụ: quy trình bán hàng, quy trình dịch vụ khách hàng, quy trình tài chính) và bắt đầu thiết kế lại chúng.

• Lập bản đồ quy trình: Lập bản đồ chi tiết quy trình hiện tại, xác định các điểm nghẽn và các bước có thể được tự động hóa hoàn toàn bằng AI.
• Thiết kế quy trình tương lai: Xây dựng mô hình quy trình mới, trong đó AI được tích hợp như một "đồng nghiệp" chứ không phải là một công cụ bên ngoài.

Quản Lý Thay Đổi và Đào Tạo Nhân Sự

Đây là bước quan trọng nhất để đảm bảo sự chấp nhận của nhân viên.

• Truyền thông minh bạch: Giải thích rõ ràng rằng AI sẽ không thay thế nhân viên mà sẽ nâng cao năng lực của họ.
• Đào tạo kỹ năng mới: Cung cấp các chương trình đào tạo để nhân viên có thể làm việc hiệu quả với AI, bao gồm kỹ năng "giao tiếp" với AI (prompt engineering) và kỹ năng phân tích dữ liệu.

Liên Kết Quy Trình Với Mục Tiêu Tăng Trưởng

Các quy trình được thiết kế lại phải phục vụ mục tiêu chiến lược của công ty. Từ hiệu quả đến tăng trưởng: Đảm bảo rằng quy trình mới không chỉ cắt giảm chi phí mà còn tạo ra cơ hội để thúc đẩy tăng trưởng thông qua tốc độ, cá nhân hóa và đổi mới sản phẩm.

Thiết kế lại quy trình làm việc với AI không phải là một lựa chọn mà là một yêu cầu bắt buộc để thành công trong kỷ nguyên AI. Các tổ chức hoạt động hiệu suất cao đã nhận ra rằng việc cố gắng tích hợp AI vào các quy trình cũ sẽ chỉ dẫn đến sự thất vọng và lãng phí nguồn lực.

Bằng cách chấp nhận thay đổi mô hình vận hành, tái định nghĩa vai trò của con người và xây dựng các quy trình liền mạch, các doanh nghiệp có thể vượt qua rào cản thử nghiệm, mở rộng quy mô AI thành công và đảm bảo rằng công nghệ này thực sự mang lại lợi ích chuyển đổi ở cấp độ toàn doanh nghiệp.

Nếu cần tìm việc làm liên quan đến công nghệ bạn có thể tham khảo tại HR1 Tech!