RPA đang nhanh chóng trở thành một trong những công nghệ tự động hóa được ưu tiên hàng đầu, với dự báo của Gartner (2024) cho thấy thị trường phần mềm này sẽ duy trì tốc độ tăng trưởng hai con số. Điều này không có gì đáng ngạc nhiên, khi doanh nghiệp liên tục tìm cách loại bỏ các quy trình thủ công, lặp đi lặp lại và dễ gây sai sót.

Tuy nhiên, xung quanh thuật ngữ RPA vẫn còn nhiều hiểu lầm. Đây không phải là robot vật lý hình người như trong phim khoa học viễn tưởng, mà là các "bot" phần mềm thông minh hoạt động ngay trên máy tính của bạn.

Bài viết này sẽ giải thích rõ ràng RPA là gì, phân biệt nó với các công nghệ khác, và quan trọng nhất là đi sâu vào 5 ứng dụng thực tế của RPA trong các nghiệp vụ cốt lõi của doanh nghiệp.

1. RPA là gì?

Trước hết, cần định nghĩa rõ RPA (Robotic Process Automation - Tự động hóa Quy trình bằng Robot) là công nghệ sử dụng các robot phần mềm để mô phỏng và thực thi các hành động của con người trên giao diện người dùng kỹ thuật số.

Hãy tưởng tượng RPA như một nhân viên ảo. Nhân viên này có thể đăng nhập vào ứng dụng, sao chép và dán dữ liệu, điền vào biểu mẫu, di chuyển tệp, và thực hiện các tác vụ dựa trên logic đã được lập trình sẵn.

• Phân biệt RPA và Tự động hóa truyền thống: Tự động hóa truyền thống thường đòi hỏi lập trình sâu và tích hợp API phức tạp. Ngược lại, RPA hoạt động ở lớp giao diện, cho phép nó tương tác với các hệ thống (kể cả các hệ thống cũ) giống hệt như cách con người làm, mà không cần thay đổi mã nguồn của ứng dụng đó.
• Phân biệt RPA và AI: Một hiểu lầm phổ biến là đánh đồng RPA với Trí tuệ nhân tạo. RPA cơ bản là một công nghệ "làm theo" dựa trên các quy tắc. AI là công nghệ "suy nghĩ" và "học". Tuy nhiên, RPA đang ngày càng thông minh hơn khi kết hợp với AI để xử lý các tác vụ phức tạp hơn.

RPA là bước đi đầu tiên, mang lại lợi ích ngay lập tức cho doanh nghiệp trên hành trình tự động hóa, trước khi tiến tới các giải pháp phức tạp hơn.

Xem thêm: 7 Lợi Ích Cốt Lõi Của Chuyển Đổi Số Trong Doanh Nghiệp

2. Ứng dụng trong Tài chính - Kế toán

Phòng tài chính - kế toán là nơi có lượng công việc thủ công, dựa trên quy tắc và có tính lặp lại cao nhất, khiến nơi đây trở thành ứng cử viên hoàn hảo cho RPA. Các bot có thể hoạt động 24/7 với độ chính xác tuyệt đối, giải phóng kế toán viên khỏi các công việc nhập liệu nhàm chán.

Các bot RPA giúp giảm đáng kể thời gian xử lý chu kỳ tài chính và tăng cường tính tuân thủ.

• Tự động xử lý hóa đơn: Bot RPA có thể tự động quét và đọc dữ liệu từ hóa đơn, đối chiếu thông tin với đơn đặt hàng, nhập dữ liệu vào hệ thống ERP và gửi đi phê duyệt mà không cần con người can thiệp.
• Lập báo cáo và đối chiếu công nợ: Vào cuối kỳ, bot có thể tự động truy cập vào nhiều tài khoản ngân hàng, hệ thống kế toán để tổng hợp dữ liệu, thực hiện đối chiếu và tạo ra các báo cáo tài chính theo mẫu định sẵn, giúp giảm thời gian chốt sổ từ vài ngày xuống còn vài giờ.

Việc tự động hóa này giúp các Giám đốc Tài chính có được dữ liệu chính xác và kịp thời hơn để ra quyết định, đồng thời giảm chi phí xử lý trên mỗi giao dịch.

3. Ứng dụng trong dịch vụ khách hàng

Trong ngành dịch vụ khách hàng, tốc độ và sự chính xác là yếu tố then chốt. Khách hàng không muốn chờ đợi trong khi nhân viên hỗ trợ phải vật lộn để tìm kiếm thông tin trên 5-7 hệ thống khác nhau.

RPA đóng vai trò là "trợ lý" đắc lực cho các nhân viên call center, giúp họ truy xuất thông tin ngay lập tức.

• Hợp nhất thông tin khách hàng: Khi có cuộc gọi đến, bot RPA có thể ngay lập tức lấy số điện thoại hoặc mã khách hàng, sau đó đăng nhập vào hệ thống CRM, hệ thống thanh toán và hệ thống quản lý đơn hàng để kéo toàn bộ thông tin liên quan lên một màn hình duy nhất cho nhân viên.
• Xử lý yêu cầu sau cuộc gọi: Thay vì để nhân viên tốn 5-10 phút sau mỗi cuộc gọi để ghi chú, cập nhật hệ thống và gửi email xác nhận, bot có thể tự động hóa toàn bộ quy trình này. Nhân viên có thể chuyển sang cuộc gọi tiếp theo ngay lập tức, tăng năng suất đáng kể.

Bằng cách giảm thời gian xử lý trung bình, RPA không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn trực tiếp nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

4. Ứng dụng trong quản lý nguồn nhân lực

Giống như bộ phận tài chính, bộ phận nhân sự cũng ngập trong các giấy tờ và quy trình thủ công, từ tuyển dụng, onboarding đến quản lý lương bổng. RPA giúp chuẩn hóa các quy trình này, đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ.

Tự động hóa giúp bộ phận HR chuyển đổi vai trò từ xử lý hành chính sang đối tác chiến lược, tập trung vào trải nghiệm và phát triển nhân viên.

• Tự động hóa quy trình Onboarding: Khi một nhân viên mới được tuyển, bot RPA có thể tự động tạo tài khoản email, tài khoản đăng nhập các phần mềm cần thiết, gửi email chào mừng kèm tài liệu hướng dẫn, và thông báo cho các bộ phận liên quan mà không cần một thao tác thủ công nào.
• Quản lý Chấm công và Tính lương: Hàng tháng, bot có thể tự động tổng hợp dữ liệu chấm công từ nhiều nguồn, đối chiếu với đơn nghỉ phép đã được duyệt, tính toán lương, thưởng, và tạo bảng lương chính xác, giảm thiểu sai sót do nhập liệu.

Việc này đảm bảo nhân viên được trả lương đúng hạn và chính xác, đồng thời giúp bộ phận HR tuân thủ các quy định phức tạp của luật lao động.

Xem thêm: AI Sẽ Thay Thế Hay Tăng Cường Lực Lượng Lao Động?

5. Ứng dụng trong Chuỗi cung ứng và Logistics

Ngành chuỗi cung ứng vận hành dựa trên một lượng lớn dữ liệu trao đổi liên tục giữa các nhà cung cấp, đối tác vận tải và kho bãi. Chỉ một sai sót nhỏ trong việc nhập liệu đơn hàng cũng có thể gây ra sự chậm trễ và tốn kém lớn.

RPA mang lại sự minh bạch và tốc độ cho các hoạt động hậu cần vốn rất phức tạp.

• Quản lý đơn hàng tự động: Bot có thể giám sát email hoặc cổng thông tin để tiếp nhận đơn đặt hàng, tự động nhập thông tin vào hệ thống quản lý đơn hàng, kiểm tra tình trạng tồn kho và gửi xác nhận cho khách hàng gần như tức thời.
• Theo dõi và giám sát vận đơn: Bot RPA có thể tự động đăng nhập vào website của nhiều hãng vận tải khác nhau để kiểm tra tình trạng vận đơn, cập nhật trạng thái vào hệ thống nội bộ và chủ động gửi thông báo cho khách hàng nếu phát hiện có sự chậm trễ.

Trong SCM, RPA giúp giảm chi phí vận hành, cải thiện độ chính xác của hàng tồn kho và tăng cường mối quan hệ với các đối tác trong chuỗi.

6. Ứng dụng trong tuân thủ và uản lý Rủi ro

Trong các ngành được quản lý chặt chẽ như ngân hàng, bảo hiểm, y tế, việc tuân thủ các quy định là bắt buộc. Các quy trình kiểm toán và báo cáo thủ công rất tốn thời gian và dễ bỏ sót.

RPA là công cụ lý tưởng để thực thi các quy trình tuân thủ vì bot luôn làm chính xác theo những gì được lập trình và ghi lại nhật ký của mọi hành động.

• Tự động hóa quy trình KYC: Tại các ngân hàng, bot có thể tự động thu thập thông tin khách hàng mới, đối chiếu thông tin đó với các danh sách đen hoặc danh sách cấm vận trong nước và quốc tế, giúp giảm thời gian mở tài khoản từ vài ngày xuống còn vài phút.
• T Hỗ trợ kiểm toán nội bộ: Bot có thể được lập trình để định kỳ chạy các bài kiểm tra, rà soát hàng ngàn giao dịch để phát hiện các dấu hiệu bất thường hoặc gian lận theo các quy tắc định sẵn. Việc này tạo ra một "dấu vết kiểm toán" hoàn hảo, minh bạch 100%.

Việc ứng dụng RPA trong tuân thủ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt nặng, mà còn xây dựng được uy tín và niềm tin với các cơ quan quản lý.

Qua 5 ứng dụng trên, có thể thấy RPA không phải là một công nghệ xa vời, mà là một giải pháp thực tiễn, mang lại lợi tức đầu tư nhanh chóng cho hầu hết các phòng ban trong doanh nghiệp. Nó giúp loại bỏ các "xiềng xích" của công việc thủ công, giải phóng tiềm năng sáng tạo và tư duy phân tích của con người.

RPA là bước đệm quan trọng trong hành trình chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp xây dựng một nền tảng vận hành hiệu quả trước khi tiến lên các công nghệ phức tạp hơn như AI hay Big Data.

Tại HR1Tech, chúng tôi hiểu rằng tự động hóa thành công không chỉ nằm ở việc lựa chọn đúng công cụ, mà còn ở việc tái thiết kế quy trình và chuẩn bị cho đội ngũ nhân sự thích ứng với vai trò mới. Chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp để đảm bảo rằng công nghệ RPA phục vụ cho mục tiêu lớn nhất: nâng cao năng lực của con người và tạo ra giá trị bền vững.